Convention de Mandat de Gestion
Aude Saison 2022

Entre les soussignés

d'une part :

Nom : {{nom-loueur}}

Prénom: {{prenom-loueur}}

Adresse : {{rue}} {{ville}} {{code_postal}} {{pays}}

Téléphone : {{telephone-loueur}}

Email: {{email-loueur}}

Propriétaire de la chambre d'hôtes {{nom-hebergement}} {{reference-hebergement}}

Ci-après désigne « L’ADHERENT » en sa qualité de mandant

et d’autre part :

SCIC-SA SUDFRANCE.FR

Siège : 205 rue Gérard Désargues, 11000 CARCASSONNE
Tél : 00 33 (0)4 68 11 40 70

Etablissement secondaire : 3 bd de Clairfont - Naturopôle Bat D, 66350 Toulouges
Tél : 00 33 (0)4 68 68 42

Email : reservation@sudfrance.fr

licence de voyages n° IM 011100002 carte AI 11-12-589

Ci-après désigne « Centrale de réservation »

Préambule

Gîtes de France et Tourisme Vert» constitue un réseau d’hébergements sélectionnés selon des critères précisés par la Fédération Nationale des Gîtes de France et du Tourisme Vert dans ses chartes et grilles de classement.

Afin de faciliter l’organisation de la réservation et des locations des hébergements, des conventions de mandat sont utilisées par les gestionnaires d’hébergements et l’Agence sudfrance.fr, Société Coopérative d’Intérêt Collectif, dûment habilitée pour effectuer les réservations. Cette convention de mandat ne se conçoit que dans la mesure où le gestionnaire des hébergements demeure affilié au Réseau « Gîtes de France et Tourisme Vert».

La présente convention, dite « gestion partagée» s’applique à tous les propriétaires ayant opté pour la commercialisation partagée.

I - Mission

L’Adhérent charge le Service de Réservation de gérer la commercialisation des biens désignés dans les conditions définies dans la présente convention, complétée d’une annexe révisable annuellement.

II - Obligations du Service Réservation

Le Service de Réservation s'engage à :

1. effectuer les démarches de gestion commerciale nécessaires à la location des hébergements ;
2. Assurer la remontée en ligne sur les sites web, l’accueil téléphonique, le conseil auprès de la clientèle, et formuler des contre-propositions de location en cas d’annulation ou d’indisponibilité ;
3. tenir un planning de réservation partagée avec l'adhérent permettant toute location ;
4. transmettre à l’Adhérent les informations relatives au nom et à l’adresse du locataire, aux dates du début et de fin du séjour, dès que le prix du séjour est intégralement payé par le locataire. En cas de location de dernière heure ces informations seront communiquées selon les moyens disponibles au cas par cas (téléphone, fax, e-mail) ;
5. communiquer au client les informations disponibles dont elle dispose relatives aux hébergements, qui sont mentionnées dans les fiches descriptives obligatoirement jointes aux contrats de location ;
6. représenter l’Adhérent pour la signature des actes de location portant sur l’hébergement.

Pour l’exécution de cette mission, le Service de Réservation reçoit au nom et pour le compte de l’Adhérent les sommes représentant les loyers, et est autorisée, le cas échéant à recevoir charges, prestations, cautionnements et dépôt de garantie, et, plus généralement, tous biens, sommes ou valeurs dont la perception est la conséquence de la gestion dont elle est chargée.

Le Service de Réservation ne peut être tenu pour responsable des cas fortuits, des cas de force majeure ou du fait de toute personne étrangère à l’organisation et au déroulement du séjour, ainsi que du comportement du locataire.

III - Obligations de l’Adhérent

A titre de condition essentielle et déterminante de l’exécution du présent contrat, l’Adhérent s’engage à respecter les obligations qui lui incombent en vertu des documents suivants dont il affirme expressément avoir pris connaissance :

• la ou les chartes nationales, et la ou les grilles de classement des « Gîtes de France » relatives à ses hébergements ;
• les statuts et le règlement intérieur de l’association départementale des « Gîtes de France » à laquelle il adhère ;
• les conditions générales et particulières de vente figurant au verso des contrats de location.

Il doit en outre, respecter les obligations suivantes

1. Hébergement

L’Adhérent s'engage à :

• Assurer un bon état d'entretien et veiller à la conformité de l'hébergement en matière de sécurité, d’habitabilité, et fournir toute pièce justifiant la conformité de l’hébergement aux normes de classement « Gîtes de France », pendant toute la durée du présent contrat ;
• Veiller en permanence à ce que les informations contenues dans la fiche descriptive prévue par l’arrêté ministériel du 8 janvier 1993, remplie par lui-même et remise aux clients par le Service de Réservation, soient exactes ;
• Informer le Service de Réservation dans les meilleurs délais, de tout événement empêchant le bon déroulement du séjour. Devront notamment être signalés les éléments tenant à l’immeuble, tels que les travaux réalisés dans ou à proximité de l’hébergement, les nuisances de voisinage (chantiers de travaux...), tenant à la qualité du séjour proposé et aux modalités d’accueil des locataires, ainsi qu’à l’exactitude des informations données dans la fiche descriptive de l’hébergement ;
• Informer le Service de Réservation dans les meilleurs délais de tout événement modifiant la situation juridique de l’hébergement (mise en vente, succession, indivision, divorce, ...).

2. Conditions de location et déroulement des séjours

L’Adhérent s'engage à :

• Accepter expressément d’être engagé par toute location conclue par le Service de Réservation portant sur son hébergement et exécuter l’engagement de location conformément au contrat de location et aux règles définies dans le présent mandat, et de l’annexe en vigueur ;
• Ne pas convenir directement avec le locataire de l’annulation ou de la modification des engagements pris initialement avec le Service de Réservation, tels que portant sur la durée ou les dates de location ;
• Souscrire une assurance responsabilité civile couvrant les risques relatifs à son activité pour les hébergements concernés, et fournir l’attestation correspondante ainsi que justifier du paiement régulier des primes d’assurance, à première demande du Service de Réservation.

3. Publicité

Si l’Adhérent envisage de réaliser des documents et insertions publicitaires sur tout support concernant son hébergement, il s’engage à :

• ne pas y mentionner de tarifs de location différents de ceux pratiqués par le Service de Réservation
• y faire apparaître le logo « Gîtes de France ».

IV - RGPD et Protection des données

L’Adhérent reconnaît au Service de Réservation la faculté de commercialiser son hébergement.

Il l’autorise expressément à utiliser les informations relatives à son gîte et à lui-même afin qu’il procède aux actes pour lequel il est mandaté :

• Utilisation et diffusion des données sur son gîte (photographies, informations) sur ses propres canaux de vente et les canaux partenaires. La SCIC SA Sudfrance.fr s’étant assurée auprès des partenaires du respect du RGPD ;
• Informations personnelles sur le propriétaire (coordonnées, RIB,…) restent conservées par le Service de Réservation pendant toute la durée de la collaboration et sont détruites à la rupture de la collaboration.

Le protocole RGPD de la SCIC SA Sudfrance.fr est consultable sur le centre de ressources en ligne du relais des Gites de France.

V - Compte-rendu de gestion

Un compte-rendu de gestion sera adressé au moins une fois par an à l’Adhérent. Il y sera précisé le montant, l’objet et les dates d’encaissement des sommes reçues au nom de l’Adhérent. Le reversement des sommes perçues au nom de l’Adhérent sera effectué tous les mois suivant la période de location, sauf cas de litige relatif à une location, et après compensation. Parallèlement, le Service de Réservation adresse à l’Adhérent un état des réservations effectuées. L’Adhérent doit vérifier scrupuleusement l'état de ses réservations dans son bureau propriétaire sur le site internet..

VI - Dates de mise à disposition de l’hébergement

L’Adhérent s’engage à confier au Service de Réservation la gestion de son hébergement pour toute la durée d’ouverture fixée annuellement lors de l'envoi des plannings d'ouverture des hébergements.

VII - Prix des locations

Les prix public des locations sont fixés annuellement par l’Adhérent, et transmis au Service de Réservation. Ces prix sont fermes et ne peuvent varier pendant cette période, sous réserve des promotions fixées en accord avec l'Adhérent.

VIII - Rémunération du Service de Réservation

Pour l’accomplissement des missions et obligations définies aux articles I et III, le service de Réservation perçoit une rémunération dont les modalités de calcul et de paiement sont déterminées en annexe (article 4).

IX - Remboursement de frais

Outre la rémunération prévue à l’article VIII, l’Adhérent s’engage à rembourser le Service de Réservation de tous les frais et avances faits par cette dernière dans l’exécution de son mandat. Tel est le cas, notamment, des frais engagés par le Service de Réservation pour mettre fin à des contestations justifiées de la part d’un locataire en raison d’un non- respect par l’Adhérent de ses obligations résultant de l’article III du présent contrat.

X - Dédommagement - Indemnité

Le service de Réservation aura droit à une indemnité compensant la commission dont il a été privé lorsque l’affaire n’aura pas été conclue par la faute de l’Adhérent.

XI - Compensation conventionnelle

Il est expressément convenu entre les parties que toutes les obligations de paiement des sommes d’argent naissant de l’exécution du présent contrat se compenseront entre elles due concurrence des sommes représentant les dettes et créances réciproques. Cette compensation s’effectue de plein droit et sans formalité, que les conditions de la compensation légale soient ou non réunies.

XII - Intérêt de retard

Indépendamment de l’éventuelle mise en œuvre de la compensation, un intérêt de retard est dû :

• par le Service de Réservation en cas de retard de règlement des sommes reçues au nom et pour le compte de l’Adhérent, en application de l’article « V - Compte-rendu de gestion » du présent contrat ;
• par l’adhérent en cas de retard dans le règlement des sommes correspondant aux frais engagés par le Service de Réservation pour l’exécution de sa mission.

Cet intérêt de retard est dû de plein droit par la partie défaillante à compter du jour de la réception de la mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Son taux est égal à 1,5 fois le taux de l’intérêt légal en vigueur à la date de la mise en demeure.

XIII - Durée

Le présent contrat prend effet à compter des dates indiqués en titre de la présente convention pour la SAISON 2022 du 01/01/2022 au 31/12/2022.

Le contrat prend fin à son expiration, sans tacite reconduction.

Son renouvellement fera l'objet d'une nouvelle convention.

XV - Résiliation

a. Résiliation facultative

En cas d’inexécution ou de mauvaise exécution de l’une quelconque de ses obligations par le Service de Réservation ou par l’Adhérent, le présent contrat sera, si bon semble à l’autre partie, résilié de plein droit, quinze jours après l’envoi d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception restée en tout ou partie sans effet, sans préjudice de la réparation de tous dommages directs et indirects que pourrait lui causer cette résiliation.

b. Résiliation automatique

Le présent contrat est conclu, de convention expresse des parties, en considération de la qualité d’Adhérent du mandant au Réseau « Gîtes de France et Tourisme Vert». Le présent contrat sera donc automatiquement et de plein droit résilié, sans préjudice de la réparation de tous dommages directs et indirects que pourrait causer cette résiliation à l’Agence sudfrance.fr, en cas de perte de la qualité d’adhérent au Réseau « Gîtes de France et Tourisme Vert», ou de perte d’agrément « Gîtes de France » par l’hébergement objet du présent mandat.

XVI - Modification - Tolérance

Toute modification des présentes (convention de mandat et/ou l’annexe) ne pourra résulter que d’un document écrit dûment accepté par chacune des parties. Une telle modification ne pourra en aucun cas être déduite soit d’une tolérance, soit de la passivité de l’une des parties.

Les dispositions de l’annexe du présent contrat pourront être modifiées d’un commun accord des parties tous les ans, durant la période du présent contrat, avec effet pour la période suivante.