Convention de Mandat de Gestion
Aude Saison 2022

Formule Réservation Exclusivité “Confort"

Saison 2022 (du 01/01/2022 au 31/12/2022)

Entre les soussignés

d'une part :

Nom : {{nom-loueur}}

Prénom: {{prenom-loueur}}

Adresse : {{rue}} {{ville}} {{code_postal}} {{pays}}

Téléphone : {{telephone-loueur}}

Propriétaire du gîte {{nom-gite}} {{reference-gite}}

Ci-après désigne « L’ADHERENT » en sa qualité de mandant

et d’autre part :

SCIC-SA SUDFRANCE.FR

Siège : 205 rue Gérard Désargues, 11000 CARCASSONNE
Tél : 00 33 (0)4 68 11 40 70

Etablissement secondaire : 3 bd de Clairfont - Naturopôle Bat D, 66350 Toulouges
Tél : 00 33 (0)4 68 68 42

Email : reservation@sudfrance.fr/

Ci-après désigne « Centrale de réservation »

La centrale de réservation accepte le mandat

Sudfrance

L'adhérent déclare sur l’honneur être le gestionnaire de l’hébergement et disposer pleinement du droit d’administrer le(s) hébergement(s) objet(s) de la présente convention et reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des conditions du présent acte.

Préambule

Gîtes de France et Tourisme Vert» constitue un réseau d’hébergements sélectionnés selon des critères précisés par la Fédération Nationale des Gîtes de France et du Tourisme Vert dans ses chartes et grilles de classement.

Afin de faciliter l’organisation de la réservation et des locations des hébergements, des conventions de mandat sont utilisées par les gestionnaires d’hébergements et l’Agence sudfrance.fr, Société Coopérative d’Intérêt Collectif, dûment habilitée pour effectuer les réservations. Cette convention de mandat ne se conçoit que dans la mesure où le gestionnaire des hébergements demeure affilié au Réseau « Gîtes de France et Tourisme Vert».

I - Mission

L’Adhérent charge le Service de Réservation de gérer la commercialisation des biens ci-dessus désignés dans la présente convention, complétée d’une annexe révisable annuellement.

II - Obligations du Service Réservation

Le Service de Réservation s'engage à :

  1. effectuer les démarches de gestion commerciale nécessaires à la location des hébergements ;
  2. assurer la remontée des hébergements sur les sites Internet gérés par Sudfrance et site partenaires (notamment le site national des Gites de France), l’accueil téléphonique, le conseil auprès de la clientèle, la vente en ligne sur les sites Gîtes de France et partenaires. Formuler des contre-propositions de location en cas d’annulation ou d’indisponibilité ;
  3. tenir un planning de réservation permettant toute location ;
  4. transmettre à l’Adhérent les informations relatives au nom et à l’adresse du locataire, aux dates du début et de fin du séjour, dès que le prix du séjour est intégralement payé par le locataire. En cas de location de dernière heure ces informations seront communiquées selon les moyens disponibles au cas par cas (téléphone, e-mail) ;
  5. communiquer au client les informations disponibles dont elle dispose relatives aux hébergements, qui sont mentionnées dans les fiches descriptives ;
  6. représenter l’Adhérent pour la signature des actes de location portant sur l’hébergement.

Pour l’exécution de cette mission, le Service de Réservation reçoit au nom et pour le compte de l’Adhérent les sommes représentant les loyers, et est autorisée, le cas échéant à recevoir charges, prestations, cautionnements et dépôt de garantie, et, plus généralement, tous biens, sommes ou valeurs dont la perception est la conséquence de la gestion dont elle est chargée.

Le Service de Réservation ne peut être tenu pour responsable des cas fortuits, des cas de force majeure ou du fait de toute personne étrangère à l’organisation et au déroulement du séjour, ainsi que du comportement du locataire.

III - Obligations de l’Adhérent

A titre de condition essentielle et déterminante de l’exécution du présent contrat, l’Adhérent s’engage à respecter les obligations qui lui incombent en vertu des documents suivants dont il affirme expressément avoir pris connaissance :

  • la ou les chartes nationales, et la ou les grilles de classement des « Gîtes de France » relatives à ses hébergements ;
  • les statuts et le règlement intérieur de l’association départementale des « Gîtes de France » à laquelle il adhère ;
  • les conditions générales et particulières de vente figurant annexées aux confirmations de réservation.

Il doit en outre, respecter les obligations suivantes

1. Hébergement

L’Adhérent s'engage à :

  • Assurer un bon état d'entretien et veiller à la conformité de l'hébergement en matière de sécurité, d’habitabilité, et fournir toute pièce justifiant la conformité de l’hébergement aux normes de classement « Gîtes de France », pendant toute la durée du présent contrat ;
  • Veiller en permanence à ce que les informations contenues dans la fiche descriptive remplie par lui-même et remise aux clients par le Service de Réservation, soient exactes ;
  • Informer le Service de Réservation dans les meilleurs délais, de tout événement empêchant le bon déroulement du séjour. Devront notamment être signalés les éléments tenant à l’immeuble, tels que les travaux réalisés dans ou à proximité de l’hébergement, les nuisances de voisinage (chantiers de travaux...), tenant à la qualité du séjour proposé et aux modalités d’accueil des locataires, ainsi qu’à l’exactitude des informations données dans la fiche descriptive de l’hébergement ;
  • Informer le Service de Réservation dans les meilleurs délais de tout événement modifiant la situation juridique de l’hébergement (mise en vente, succession, indivision, divorce, ...).

2. Conditions de location et déroulement des séjours

L’Adhérent s'engage à :

  • Accepter expressément d’être engagé par toute location conclue par le Service de Réservation portant sur son hébergement et exécuter l’engagement de location conformément au contrat de location et aux règles définies dans le présent mandat, et de l’annexe en vigueur ;
  • Cas de relogement: les surcoûts éventuels seront facturés au propriétaire n’ayant pas pu honorer le contrat initial ;
  • Ne pas convenir directement avec le locataire de l’annulation ou de la modification des engagements pris initialement avec le Service de Réservation, tels que portant sur la durée ou les dates de location ;
  • Ne pas effectuer personnellement d’acte de location portant sur son hébergement pendant la durée du présent contrat ;
  • Souscrire une assurance responsabilité civile couvrant les risques relatifs à son activité pour les hébergements concernés, et fournir l’attestation correspondante ainsi que justifier du paiement régulier des primes d’assurance, à première demande du Service de Réservation.

3. Mode de mise en marché, commercialisation

L’Adhérent s'engage à confier la commercialisation de son hébergement exclusivement au Service de Réservation.

4. Publicité

Si l’Adhérent envisage de réaliser des documents et insertions publicitaires sur tout support concernant son hébergement, il s’engage à :

  • y mentionner les coordonnées du Service de Réservation
  • ne pas y mentionner de tarifs de location différents de ceux pratiqués par le Service de Réservation
  • y faire apparaître le logo « Gîtes de France ».

IV - RGPD et Protection des données

L’Adhérent reconnaît au Service de Réservation la faculté de commercialiser son hébergement.

Il l’autorise expressément à utiliser les informations relatives à son gîte et à lui-même afin qu’il procède aux actes pour lequel il est mandaté :

  • Utilisation et diffusion des données sur son gîte (photographies, informations) sur ses propres canaux de vente et les canaux partenaires. La SCIC SA Sudfrance.fr s’étant assurée auprès des partenaires du respect du RGPD ;
  • Informations personnelles sur le propriétaire (coordonnées, RIB,…) restent conservées par le Service de Réservation pendant toute la durée de la collaboration et sont détruites à la rupture de la collaboration.

Le protocole RGPD de la SCIC SA Sudfrance.fr est consultable sur le centre de ressources en ligne du relais des Gites de France.

V - Compte-rendu de gestion

Un compte-rendu de gestion sera adressé au moins une fois par an à l’Adhérent. Il y sera précisé le montant, l’objet et les dates d’encaissement des sommes reçues au nom de l’Adhérent. Le reversement des sommes perçues au nom de l’Adhérent sera effectué tous les mois suivant la période de location, sauf cas de litige relatif à une location, et après compensation. Parallèlement, le Service de Réservation adresse à l’Adhérent un état des réservations effectuées. L’Adhérent doit vérifier scrupuleusement l'état de ses réservations dans son espace propriétaire sur le site internet.

VI - Dates de mise à disposition de l’hébergement

L’Adhérent s’engage à confier au Service de Réservation la gestion de son hébergement pour toute la durée d’ouverture fixée annuellement.

VII - Prix des locations

Les prix publics des locations sont fixés par l’Adhérent, et transmis au Service de Réservation. Ces prix sont fermes pour tout contrat engagé mais peuvent varier ( promotions fixées en accord avec l'Adhérent ou modification via bureau propriétaire).

VIII - Rémunération du Service de Réservation

Pour l’accomplissement des missions et obligations définies aux articles I et III, le service de Réservation perçoit une rémunération dont les modalités de calcul et de paiement sont déterminées en annexe (article 4).

IX - Remboursement de frais

Outre la rémunération prévue à l’article VIII, l’Adhérent s’engage à rembourser le Service de Réservation de tous les frais et avances faits par cette dernière dans l’exécution de son mandat. Tel est le cas, notamment, des frais engagés par le Service de Réservation pour mettre fin à des contestations justifiées de la part d’un locataire en raison d’un non-respect par l’Adhérent de ses obligations résultant de l’article III du présent contrat.

X - Dédommagement - Indemnité

Le service de Réservation aura droit à une indemnité compensant la commission dont il a été privé lorsque l’affaire n’aura pas été conclue par la faute de l’Adhérent ou lorsque l’Adhérent aura traité directement avec un tiers ou lorsque des blocages de gite interviennent entre juin et septembre hors de cas de force majeure.

XI - Compensation conventionnelle

Il est expressément convenu entre les parties que toutes les obligations de paiement des sommes d’argent naissant de l’exécution du présent contrat se compenseront entre elles due concurrence des sommes représentant les dettes et créances réciproques. Cette compensation s’effectue de plein droit et sans formalité, que les conditions de la compensation légale soient ou non réunies.

XII - Intérêt de retard

Indépendamment de l’éventuelle mise en œuvre de la compensation, un intérêt de retard est dû :

  • par le Service de Réservation en cas de retard de règlement des sommes reçues au nom et pour le compte de l’Adhérent, en application de l’article « V - Compte-rendu de gestion » du présent contrat ;
  • par l’adhérent en cas de retard dans le règlement des sommes correspondant aux frais engagés par le Service de Réservation pour l’exécution de sa mission.

Cet intérêt de retard est dû de plein droit par la partie défaillante à compter du jour de la réception de la mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Son taux est égal à 1,5 fois le taux de l’intérêt légal en vigueur à la date de la mise en demeure.

XIII - Durée

Le présent contrat prend effet à compter du 01/01/2022 pour une durée de 1 an, pour expirer au 31/12/2022.

Le contrat prend fin à son expiration, sans tacite reconduction.

Son renouvellement fera l'objet d'une nouvelle convention.

XIV - Résiliation

a. Résiliation facultative

En cas d’inexécution ou de mauvaise exécution de l’une quelconque de ses obligations par le Service de Réservation ou par l’Adhérent, le présent contrat sera, si bon semble à l’autre partie, résilié de plein droit, quinze jours après l’envoi d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception restée en tout ou partie sans effet, sans préjudice de la réparation de tous dommages directs et indirects que pourrait lui causer cette résiliation.

b. Résiliation automatique

Le présent contrat est conclu, de convention expresse des parties, en considération de la qualité d’Adhérent du mandant au Réseau « Gîtes de France et Tourisme Vert». Le présent contrat sera donc automatiquement et de plein droit résilié, sans préjudice de la réparation de tous dommages directs et indirects que pourrait causer cette résiliation au Service de Réservation, en cas de perte de la qualité d’adhérent au Réseau « Gîtes de France et Tourisme Vert», ou de perte d’agrément « Gîtes de France » par l’hébergement objet du présent mandat.

XV - Modification - Tolérance

Toute modification des présentes (convention de mandat et/ou l’annexe) ne pourra résulter que d’un document écrit dûment accepté par chacune des parties. Une telle modification ne pourra en aucun cas être déduite soit d’une tolérance, soit de la passivité de l’une des parties.

Les dispositions de l’annexe du présent contrat pourront être modifiées d’un commun accord des parties tous les ans, durant la période du présent contrat, avec effet pour la période suivante.

Annexe à la Convention de Mandat d’un gite rural

Gîte/appartement en ville, city break

1 - Habilitation de l’Agence Sudfrance.fr

L’Agence SUDFRANCE.FR, dénommée Service de Réservation, est seule habilitée par le Relais des Gîtes de France et du Tourisme Vert afin d’assurer les réservations des hébergements labellisés et tous autres produits (loisirs, etc.…) permettant d’améliorer le taux de remplissage des hébergements.

2 - Informations relatives aux réservations

Le Service de Réservation a l’exclusivité de la réservation des périodes mises à disposition par l’adhérent (planning annuel). Celui-ci pourra, à titre personnel et exceptionnel, profiter de son hébergement sur demande écrite. En tout état de cause ces périodes devront être en dehors des vacances scolaires, périodes de ponts et jours fériés.

L’Adhérent peut adresser par écrit (courrier postal ou e-mail) des demandes directes au Service de Réservation qui établira un contrat de location, et rétrocédera une partie de sa commission (annexe 5).

L’Adhérent pourra par internet (code personnel), accéder au planning locatif de son gîte où figurera l’état des réservations en temps réel ainsi que les offres faites sur son gîte (non blocage du planning). Les noms et adresses des futurs clients y figurent des lors qu un payement est intervenu sur le dossier. A toute nouvelle réservation, un Email automatique est envoyé au propriétaire. Pour les locations de dernière minute, l’Adhérent sera informé par téléphone, ou e-mail.

3 - Charges

Sauf cas particuliers signalés sur le contrat de location (draps, ménage…), les prix indiqués comprennent les charges (eau, gaz, électricité) nécessaires à la vie courante (125 litres d’eau par jour et par personne, 2 kW d’électricité par jour et par personne, 4 kg de gaz par semaine, 1/2 stère de bois par semaine pour la cheminée).

La centrale prélèvera la taxe de séjour et la reversera aux collectivités correspondantes (le propriétaire ne devra demander aucune taxe de séjour sur place au client hors cas particulier de certaines collectivités fonctionnant au forfait).

4 - Rémunération du Service de Réservation

En contrepartie des services assurés, le Service de Réservation mandataire (l’Agence sudfrance.fr) facture au client le prix convenu avec l’Adhérent, prix auquel il est rajouté une commission de 17,10 % TTC. Le montant total correspond au prix public affiché sur les canaux de commercialisation.

5 - Rétrocession d’une partie de la commission aux Adhérents

L’adhérent s’engage à ne pas faire d’actes de location, mais peut recommander au Service de Réservation les nouveaux clients (les anciens clients venus précédemment par le Service de Réservation ne sont pas pris en compte) dont il aurait connaissance (confirmé par engagement écrit). Dans ce cas précis et après encaissement de l’acompte et du solde, une partie de la commission sera rétrocédée au mandant selon le schéma suivant : - 5% TTC pour toute l’année ; soit 12.10% TTC restant au Service de Réservation.

6 - Reversement des sommes perçues au nom de l’Adhérent

Les reversements s’effectueront de façon à ce que tous les séjours du mois soient payés le 10 du mois suivant le dernier jour de la location. Ces reversements s’effectueront sur le compte choisi par l’Adhérent qui fournira un Relevé d'identité Bancaire ou Postal (RIB ou RIP) à cet effet.

7 - Prix des locations

Les prix peuvent être modifiés par l’Adhérent lors de la procédure de réinscription ou par modification depuis le bureau propriétaire. L’adhérent s’engage à respecter la tarification mentionnée sur le site internet des Gîtes de France mise à jour en fonction des éventuelles modifications tarifaire faites par l’Adhérent ou des promotions auxquels il pourra adhérer.

8 - Partenariats de distribution

Le Service de réservation conclut des contrats de distribution avec des sites partenaires afin de dynamiser les locations auprès de nouvelles clientèles. Les plannings sont alors transmis à ces tiers afin que des réservations interviennent. Le propriétaire n’est pas expressément averti de la présence de son hébergement dans l’offre de ces partenaires et des nouveaux partenariats pouvant intervenir en cours de saison. S’il ne souhaite pas bénéficier de cette diffusion complémentaire il doit le communiquer par écrit au Service de réservation. Les taux de commission appliqués et le loyer propriétaire versé pour la diffusion sur ces plateformes restent inchangés.